Начните с проверки связи «товар — документ — запись в реестре». Для каждого артикула нужно установить, какие требования к нему применимы, относится ли документ именно к этому товару и совпадают ли сведения с карточкой. Наличие скана само по себе не решает эти задачи.
При этом сообщения о «новых правилах» не стоит воспринимать как подтверждение конкретного срока или обязанности. Дату начала проверки, перечень документов и последствия для карточек нужно сверять с действующим нормативным актом и уведомлениями площадки. Технические требования маркетплейса к загрузке файлов и заполнению полей следует отличать от требований законодательства.
Ниже — порядок подготовки документов для лекарств, медицинских изделий и продукции, для которой предусмотрено обязательное подтверждение соответствия. Он не заменяет проверку права на продажу конкретного товара.
Сначала определите категорию товара
Не начинайте с поиска любого сертификата, который можно загрузить в карточку. Сначала установите назначение продукции, её характеристики, изготовителя и точную модель. Одного торгового названия для этого может быть недостаточно.
Для каждого артикула последовательно выясните:
- относится ли товар к лекарственным препаратам или медицинским изделиям;
- предусмотрено ли для него обязательное подтверждение соответствия;
- какой именно документ нужен;
- распространяется ли имеющийся документ на конкретную модель или исполнение.
Если основание пока неясно, запросите у поставщика не просто файл, а объяснение, к какой продукции он относится и почему применим к вашему товару. Не заполняйте поле случайным номером ради завершения карточки.
Регистрационные документы, сертификаты и декларации нельзя считать взаимозаменяемыми. Проверять их нужно с учётом категории продукции.
Лекарства: сопоставьте препарат с регистрационной записью
Для лекарственного препарата проверяйте сведения о государственной регистрации, а не ищите универсальный «сертификат на товар».
Сопоставьте карточку и упаковку с регистрационными данными:
- наименование препарата;
- лекарственную форму и дозировку;
- изготовителя;
- регистрационный номер;
- актуальный статус регистрации.
Особое внимание уделите похожим наименованиям и разным формам выпуска. Сведения о регистрации одного препарата нельзя использовать как подтверждение для другого только потому, что названия близки.
Сохраните копию документа и сведения об официальной реестровой записи, по которой проводилась проверка. Если данные расходятся, сначала выясните причину у поставщика, а затем исправляйте карточку.
Регистрация препарата не заменяет проверку условий его дистанционной продажи. До размещения отдельно уточните, вправе ли конкретный продавец реализовывать этот препарат выбранным способом и какие требования к нему применимы.
Медицинские изделия: проверьте точное исполнение
Для медицинского изделия сопоставьте сведения с государственным реестром медицинских изделий или соответствующим реестром ЕАЭС, если он применим.
Проверьте наименование изделия, регистрационные данные, производителя и перечень исполнений, которые охватывает регистрация. Если документ содержит приложение, изучите его: одного первого листа может быть недостаточно для идентификации вашей модели.
Не используйте регистрационные данные похожего изделия. Совпадение назначения или внешнего вида не подтверждает, что документ распространяется на товар из карточки.
Если поставщик предлагает несколько моделей под общим коммерческим названием, попросите указать, где в регистрационных документах приведена каждая из них. Это позволит связать конкретный артикул с документом, а не только с названием товарной линейки.
Сертификаты и декларации: проверьте применимость, а не только номер
Если для продукции предусмотрено обязательное подтверждение соответствия, сначала установите нужную форму: сертификат, декларация или иной документ, предусмотренный применимыми требованиями.
Затем сопоставьте документ с официальной записью в реестре Росаккредитации. Проверьте:
- номер документа и его статус;
- наименование продукции;
- модели, артикулы или другие признаки идентификации;
- изготовителя и заявителя;
- срок действия и область применения;
- приложения, ограничения и сведения о партии, если они относятся к вашему случаю.
Не указывайте отменённый или приостановленный документ как действующее подтверждение. Если срок закончился, не делайте вывод только по дате: выясните, применим ли документ к конкретной продукции с учётом условий её выпуска и действующих требований.
Добровольный сертификат не следует использовать вместо обязательного документа. Документ на близкую модель также не подтверждает соответствие вашей продукции.
Соберите единое досье по каждому артикулу
Для подготовки к проверкам удобно вести внутренний реестр документов. Это рабочий инструмент, а не обязательная форма отчётности.
Для каждого артикула сохраняйте:
- категорию товара и основание применимых требований;
- точное наименование, модель и изготовителя;
- вид и номер документа;
- копию документа со всеми нужными приложениями;
- сведения об официальной реестровой записи;
- дату проверки и зафиксированный статус;
- контакт поставщика и ответственного сотрудника;
- замечания: расхождения, недостающие сведения, вопросы на уточнение.
Разделите карточки по приоритету. Сначала разберите товары, для которых документ не установлен, относится к другой модели или имеет проблемный статус. Затем — карточки с расхождениями в данных и документы, по которым приближается дата повторной проверки.
Не ограничивайтесь первоначальной загрузкой. При смене модели, изготовителя или состава продукции заново выясняйте, распространяется ли прежний документ на обновлённый товар.
Уточните порядок проверки у маркетплейса
Даже подготовленное досье нужно передать в формате, который принимает площадка. До массового заполнения карточек уточните в кабинете продавца или у поддержки:
- Какие поля обязательны для вашей категории.
- Достаточно ли номера документа или нужны файлы и приложения.
- Как указывать несколько документов для одной карточки.
- Как оформлять карточку, объединяющую разные модели.
- Как исправить сведения и подать документы на повторную проверку.
- Где увидеть причину отклонения и срок ответа продавца.
Если площадка сообщает об изменении правил, сохраните уведомление и отдельно проверьте указанное правовое основание. Это поможет различить новую обязанность по закону и изменение внутренней процедуры маркетплейса.
Что проверить перед отправкой документов
Проведите заключительную сверку карточки, упаковки, документов и реестровой записи. Название может быть сокращено для витрины, но покупатель и проверяющий должны понимать, какой именно товар продаётся и каким документом он подтверждается.
Убедитесь, что файлы читаются, приложения не потеряны, номера перенесены без ошибок, а варианты товара не объединены под документом, который охватывает только один из них.
Если карточку отклонили, сначала установите предмет замечания: ошибка в реквизитах, неподходящая модель, статус документа или неполный комплект. Исправление текста карточки не устранит проблему с документом, а повторная загрузка того же файла не объяснит расхождение. Ответ на проверку лучше строить по существу: какой товар размещён, какой документ к нему относится и где это видно.
